Computer Tips
Excel லில் எவ்வாறு தவறான தரவுகளை ஏற்றுக்கொள்ளும்படி அல்லது மறுக்கும்படி செய்யலாம்
உதாரணமாக இலங்கையில் ஒரு நிறுவனத்துக்கு யாழ்ப்பாணம் சங்கானை சண்டிலிப்பாய் மானிப்பாய் மாதகல் போன்ற ஊர்களில் மட்டும் கிளைகள் இருப்பதாக வைத்துக்கொள்வோம்.அதற்கேற்றவாறு அந்த ஊரின் பெயர்கள் தவிர ஏனைய ஊர்களின் பெயர்கள் டைப்செய்தால் அவற்றை ஏற்கக்கூடாது. இவற்றை எவ்வாறு Excel ல் செய்வதென்று பார்ப்போம்
(தமிழ் யுனிக்கோட் எழுத்துருவை பயன்படுத்தி உதாரணங்களை எக்ஸலில் தமிழில் எழுதியுள்ளேன் நீங்கள் விரும்பியமொழியில் ஊரின்பெயர்கள் போன்றவற்றைக்கொடுங்கள்)
படம் 1 ல் உள்ளவாறு ஊர்களின் பெயர்கள் E1 ல் இருந்து E5 வரை கொடுத்து தெரிவுசெய்க
பின்னர் மெனுபாரில் உள்ள Einfügen / Name / Definieren ... என்பதனைக்கிளிக்செய்க.
படம் 1
அவ்வாறு கிளிக்செய்யும்போது படம் 2 கிடைக்கும் அதில் Name in der Arbeitsmappe என்ற பகுதியில் நாம் கிளைகள் என்று கொடுத்து ஓகே கிளிக்செய்க.
படம் 2
பின்னர் எந்தசெல்களில் மட்டும் நாங்கள் கொடுக்கும் தரவுகளை ஏற்கவேண்டும் என்று எக்ஸலுக்கு விளக்கவேண்டும் அதற்கு
உதாரணமாக நாங்கள் A2:A15 வரையான செல்களை படம் 3 ல உள்ளதுபோல் தெரிவுசெய்து மெனுபாரில் உள்ள Daten/Gültigkeit என்பதனைத்தெரிவுசெய்யும்போது படம் 4 கிடைக்கும்
படம்3
படம் 4 ல் Einstellungen என்பதனைத்தெரிவுசெய்து ஊர்களை
பட்டியலிடப்போகின்றோம் என்பதனால் Zulassen என்றபகுதியில் Liste
என்பதனைத்தெரிவுசெய்க Quelle என்றபகுதியில் =கிளைகள் என்றுகொடுக்க Leere
Zellen Ignorieren என்பதன் முன் உள்ள சரியடையாளத்தை நீக்கிவிடுங்கள்
(நாங்கள் ஏற்கனவே A2:A15 க்கு கொடுத்த அதே பெயர்தான்
கிளைகள்)
படம் 4
ஊரின் பெயரை டைப்செய்ய அந்தசெல்லுக்கு வருபவருக்கு சிறியதகவலையளித்தால் அதைப்படித்து அதன்படி நடந்துகொள்வார் அதற்காக படம் 4 ல் Eingabemeldung என்பதனைக் கிளிக்செய்யும்போது படம் 5 ல் உள்ளவாறு தோன்றும் அதில் Titel என்றபகுதியில் கிளைகளின் பெயர்கள் என்று கொடுத்துள்ளோம் Eingabemeldung என்றபகுதியில் கிளையின் பெயரை டைப்செய்க அல்லது பட்டியலில் இருந்து தெரிவுசெய்க என்று கொடுத்துள்ளோம்.
படம் 5
சிலவேளைகளில் ஊரின்பெயரை டைப்செய்யும்போது எழுத்துப்பிழை ஏற்படலாம் அல்லது
லிஸ்டில் இல்லாத ஊரின்பெயரை டைப்செய்யலாம்.அப்படியானால் தப்புநடந்துள்ளது என்று
அவருக்கு தெரியப்படுத்த வேண்டும் அதற்காக அவர் சரியாக டைப்செய்ய அல்லது
தேர்வுசெய்ய வாய்ப்பளிக்கவேண்டும்
அதற்காக படம் 5 ல் Fehlermeldung என்பதனைக்கிளிக்செய்யும்போது படம் 6 ல்
உள்ளவாறு தோன்றும்.
படம்
6
அதில் Titel என்றபகுதியில் மன்னிக்கவும் என்றும் Fehlermeldung என்றபகுதியில் சரியான ஊரின் பெயரை டைப்செய்க என்று கொடுக்கவும் பின்னர் Ok ஐ கிளிக்செய்க
A2:A15 வரை ஏதாவதொரு செல்லில் கிளிக்செய்யும்போது நாங்கள் கொடுத்ததுபோல Listbox தோன்றும் அதில் நாங்கள்கொடுத்த விபரங்கள் படம் 7 ல் உள்ளதுபோல தோன்றும்
படம் 7
Listbox ஐ கிளிக்செய்து படம் 8 ல் உள்ளவாறு ஊரின் பெயரைத்தெரிவுசெய்யலாம் அல்லது சரியாக டைப்செய்யலாம்
படம் 8
பிழையாக டைப்செய்யும்போது அதாவது சங்கானை என்பதற்குப்பதிலாக சஙகளை என டைப்செய்யும்போது படம் 9 ல் உள்ளவாறு நீங்கள் கொடுத்த பிழைச்செய்தி தோன்றும்
படம் 9
திரும்பவும் சரியான ஊரின்பெயரைடைப்செய்யலாம்
(மேலே தரப்பட்ட விளக்கங்கள் நீங்கள் கொடுக்கும் தவறான தரவுகளை ஏற்கவோ மறுக்கவோ வைக்கலாம் என்பதே அதனோடு உதாரணமாக ஒவ்வொரு ஊரிலும் பெற்றவருமானம் செலவு போன்றவற்றை கணிப்பிடலாம் உங்களுக்கு விரும்பியவாறு பயன்படுத்தலாம்)